La structuration efficace de nos documents est essentielle pour rester organisé, maintenir la productivité et éviter le stress lié à la recherche de fichiers éparpillés.
Mais concrètement, c’est quoi une gestion documentaire efficace ?
On entend souvent des collaborateurs dire : “Moi, je veux un outil qui me permette d’appuyer sur un bouton pour faire apparaître mes documents !”. On parle alors de GED (gestion électronique documentaire). Et bien sûr, qui n’a jamais rêvé d’une belle GED automatisée qui nous pond les docs par magie ?
Mais qu’en est-il des structures qui n’ont pas d’outil de GED ?
Certes effectivement de telles solutions existent, mais aussi performantes soient-elles, vous êtes quand même contraints de les paramétrer en amont (créer les modèles, les nommer, intégrer les différentes références et codifications). Et immanquablement, cela implique d’avoir déjà mis en place une logique structurelle dans votre système documentaire.
Et on vous passe le couplet sur le coût d’investissement !
Par ailleurs gardons à l’esprit une réalité concrète :
➡️ NON, tout le monde n’est pas à l’aise avec l’outil informatique à l’”ère du numérique”
➡️ OUI, c’est OK et entendable
➡️ Et NON, “papier” n’est pas un gros mot !
On peut penser sa gestion documentaire comme on l’entend, y compris de façon 100% matérialisée, si cela est plus facile (et moins anxiogène).
💡 On vous propose dans cet article quelques trucs et astuces pour organiser (ou réoganiser) vos documents (papier ou numérique) efficacement, simplement, le tout sans Progiciel (et sans vous arracher les cheveux !)
🚨 Mais avant d’aller plus loin, REPEAT AFTER ME :
Tout le monde est différent et n’aborde pas la gestion documentaire et administrative de la même manière
Les besoins structurels diffèrent également selon la teneur de l’activité
VOTRE gestion documentaire doit s’adapter à VOS modes opératoires et vos préférences, pas l’inverse !
Les astuces évoquées ci-dessous sont des pistes, rien d’autre 🙃 à réajuster selon les éléments contextuels évoqués ci-dessus.
🤔 Clarifier les typologies de documents existants
Savoir de quoi on parle et pourquoi, c’est la clé ! Petite ou grande entreprise, c’est l’affaire de tous !
Pour bien démarrer votre remise à plat, il est important de dissocier les différentes typologies de documents (procédures, protocoles, formulaires, etc).
Il y a bien plus d’amalgames qu’on ne le croit …
Vous pouvez vous aider de nos antisèches pour pointer les docs par types !
Une fois ces éléments au clair pour l’ensemble des membres de l’équipe, vous pouvez y aller !
📝 Modéliser les documents selon une méthodologie partagée
Ne pas créer vos trames chacun.e de votre côté ! On le rappelle, une gestion documentaire efficace doit être collégiale 😉
Toujours partir de l’existant afin de définir des modèles qui rassemblent :
➡️ Une charte graphique (une ou deux polices de caractère, un code couleur, l’emplacement du logo, etc)
➡️ Une codification bien définie selon vos critères (ex : AAAAMMJJ_CODE/ 20230515_CR_AG)
➡️ Un suivi des modifications (cf point suivant 😉)
⭐️ Les + : Une cohérence documentaire ET visuelle ! Pair ailleurs, si on maîtrise bien les outils, ça facilite l’automatisation des tâches et permet de générer des documents plus facilement.
👀 Créer un système de suivi des modifications documentaires
Index, inventaire, historique… peut importe la forme qu’il prend, il est crucial d’être au clair sur le suivi des versions pour éviter tout malentendu, ou risque d’utiliser une version obsolète !
Quoique vous choisissiez, l’info doit être claire : Qui l’a rédigé ? Qui y a accès ? Quels éléments ont récemment été modifiés ? Qui l’a validé ? etc.
Pour cela vous pouvez par exemple :
➡️ Indiquer la date de mise à jour et les initiales du réviseur dans l’en-tête
➡️ Intégrer un tableau au début ou à la fin de votre document
➡️ Nommer les version dans l’intitulé du document (V1; V2; … V17 !)
➡️ Créer un tableau Excel de type index documentaire, dans lequel vous reportez l’ensemble des actions effectuées sur le document (si vous intégrez des liens vers les dossiers, vous êtes au top 👏)
⭐️ Les + : Pas de mauvaises surprises en cas de contrôle ou d’audit ! vous êtes carrés sur vos documents et vous limitez drastiquement tout risque d’erreur.
📁 Créer une structure de dossiers logique (pour votre activité !)
Cela peut sembler désuet, mais c’est la base. Penser à l’arborescence.
➡️ Utiliser des catégories générales telles que "Comptabilité", "Projets en cours", "Archives", etc.
➡️ Décomposer chaque catégorie en sous-dossiers spécifiques. Par exemple, dans le dossier "Comptabilité", vous pouvez avoir des sous-dossiers tels que "Factures", "Devis", "Fiscal", etc.
⭐️ Les + : Gain de temps dans la recherche et l’archivage de vos documents, clarté et lisibilité de l’activité (surtout pour les copains nouveaux-arrivants !)
🔗 Nommer les fichiers de manière cohérente
➡️ Éviter les abréviations “obscures”
➡️ Utiliser des mots-clés pertinents qui décrivent le contenu du fichier. Par exemple, au lieu de nommer un fichier "Document1.docx", nommez-le plutôt "compte_rendu_AG2022.docx".
➡️ Maintenir ensuite la même logique selon les typologie de documents (cf antisèche pyramide documentaire).
⭐️ Les + : Gain de temps dans l’identification des contenus, uniformité et harmonie dans l’utilisation des termes, amélioration de la communication
💾 Sauvegarder régulièrement les documents
Problème technique, panne, piratage … La perte de ses données est une tannée qu’on ne souhaite à personne ! et malheureusement, elle est vite arrivée …
➡️ Utiliser un service de stockage en ligne sécurisé ou une solution de sauvegarde externe
➡️ Veiller également à effectuer des sauvegardes régulières au sein du système documentaire
➡️ Si vous êtes du genre papier, numériser ! une copie vaut toujours mieux qu’un “tu l’auras !” 😏
⭐️ Les + : On s’épargne énormément de stress et de frustration et on limite la perte de temps et d’efforts en cas de problème.
🗄 …Ranger !
Classer, trier, jeter … Facile à dire, nous sommes d’accord ! le desktop a vite fait de se remplir de “junk” documentaire mal classée …
Seulement voilà, il faut prendre cette habitude !
Une fois par semaine ou une fois par mois, en fonction de vos besoins.
➡️ Déplacer les fichiers dans leurs dossiers appropriés
➡️ Supprimer les fichiers obsolètes et renommez les fichiers mal étiquetés.
⭐️ Les + : On maintient un système organisé et on évite l'accumulation de documents désorganisés !
A terme, une bonne gestion documentaire reflète l’organisation de votre activité et vise à faciliter l’amélioration continue (oui encore et toujours elle !).
Gardons à l’esprit que derrière la phrase “c’est le bordel dans mes dossiers”, peut se cacher en réalité une incompréhension, un manque de communication, un risque professionnel, voire un mal-être, … qu’il faut prendre en considération dans la recherche d’améliorations, afin de pérenniser l’efficacité de votre système documentaire.
Autrement dit, ce travail de structuration peut vous aider à favoriser votre qualité de vie au travail en gagnant du temps, en adaptant votre système documentaire à la réalité du quotidien, en réduisant le stress lié à la recherche et à l'organisation des informations tout en améliorant votre efficacité et votre productivité ✅
Point BONUS ⭐️ : Lier les modèles avec les bases de données pour automatiser les tâches
Vous avez des documents types à envoyer à de nombreux contacts ? pas besoin d’outil de gestion pour générer massivement vos courriers automatiquement !
De nombreuses solutions existent pour optimiser la création de vos docs types (la plus populaire et simple selon nous étant l’outil “Publipostage” sur Word, en lien avec une base de données Excel).
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